15 bước quan trọng cần biết nếu bạn muốn tổ chức Team Building (Phần 2)
Nếu đã lập kế hoạch tỉ mỉ, chắc rồi thì đây là lúc để bạn bắt tay vào thực hiện rồi đấy! Như ở phần 1, mình đã giới thiệu cho bạn 5 bước quan trọng để lập nên một kế hoạch tổ chức chương trình Team Building. Nếu như bạn chưa xem, thì hãy kéo xuống cuối bài để tham khảo nhé. Sau đấy chính là 10 bước cốt lõi trong 15 bước quan trọng cần biết nếu bạn muốn tổ chức Team Building thật hoành tráng và hoàn hảo.
Tiến hành thực hiện chi tiết
Trò chơi Team Building
Bước 6: Truyền thông rộng rãi với mọi người trong công ty về chương trình diễn ra sắp tới và tạo danh sách thành viên tham gia
Đầu tiên, để nổ phát súng cho chương trình Team Building sắp tới chính là công bố để mọi người trong công ty nắm bắt được. Thúc đẩy tinh thần hào hứng, chờ đợi của mỗi người. Vậy nên, khi biết địa điểm thời điểm, ai cũng có thể sắp xếp công việc ổn thỏa để có thể tham gia. Có một điều nữa là khi một người hào hứng sẽ náo nức thuyết phục người e ngại phải đi đấy!
Ngoài để thông báo cho công ty biết, đây cũng là lúc để tìm những ca sĩ vàng trong làng văn nghệ đăng kí tiết mục cho ngày đó chẳng hạn. Đảm bảo nó sẽ góp một phần lớn vào không khí của chương trình. Thật tuyệt vời hơn khi công ty bạn lại có một anh chàng hay cô gái tài năng nào đó xung phong làm MC chương trình, náo động hội trường thì sao? Thay vì phải tốn một khoản tiền cho việc thuê MC hay ca sĩ đấy!
Lập danh sách thành viên tham dự
Tạo danh sách thành viên tham dự cũng là điều quan trọng để nắm bắt, từ đó tính toán được ngân sách, chi phí.phải bỏ ra.
- Có tổng cộng bao nhiêu người để thuê xe di chuyển với số chỗ và đặt chỗ ăn phù hợp.
- Trong đó có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, độ tuổi bao nhiêu để chuẩn bị các đồ dùng cần thiết trong chuyến đi.
- Tìm hiểu, nếu trong đó có gia đình thì sẽ cho ở một phòng riêng, đối với người độc thân thì tách phòng nam nữ riêng và chia đều số người mỗi phòng.
- Lập một danh sách các người sẽ tham gia trò chơi. Từ đó có thể tính toán chia team và tìm trò chơi phù hợp.
- Phân công ban cán sự, trưởng team để điều khiển, giám sát các nhóm nhỏ.
Bước 7: Lựa chọn phương tiện di chuyển
Nếu địa điểm ở gần và dễ tìm, có thể công bố địa điểm để mọi người tự có mặt. Còn nếu điểm tổ chức khá xa, nằm vùng ngoài ô thì có thể thuê xe nhiều chỗ. Như vậy vừa kiểm soát được số lượng người lại an toàn. Trên xe có thể hát hò giao lưu văn nghệ rất tuyệt. Còn nếu công ty chơi lớn muốn đi nơi nào đó xa xôi, thì đừng ngại ngần mà đặt vé máy bay để mọi người có một trải nghiệm tuyệt vời nhất nhé!
Bước 8: Đặt phòng nghỉ và địa điểm ăn uống
Hầu như nếu đi theo công ty thì số lượng người rất lớn nên bạn phải tính toán nơi nghỉ đủ sức chứa và phải đặt trước để chắc chắn. Phân những người có gia đình, độc thân và tách nam nữ ra, từ đó tính số lượng phòng cần thuê và chọn khách sạn, homestay tùy thích nè.
Nếu bạn chọn khách sạn thì hẳn sẽ có điểm ăn sáng buffe ngay tại đây, sẽ bớt phần nào để tính toán thêm điểm ăn uống. Ngoài ra bạn phải tính các quán ăn hay nhà hàng có đủ sức chứa. Tránh đi nhiều người lại tới quán quán nhỏ. Vừa bất tiện cho mình cũng như khiến chủ quán bối rối.
Bước 9: Xây dựng timeline cho chương trình
Nếu bạn không tính toán thời gian cụ thể, chi tiết của chương trình. Thì hẳn sẽ xảy ra sự cố là bị quá lâu dẫn đến trật thời gian cho những hoạt động tiếp theo đấy. Hãy phân ra thời gian tới nơi, xuống xe và để mọi người có thời gian check in khách sạn, homestay. Hãy nhớ thông báo lịch trình cho mọi người biết để có thể chuẩn bị mọi thứ phù hợp. Ví dụ như xuống biển để bơi thì nhắc mọi người mang đồ biển. Nếu văn nghệ, ăn uống thì diện đồ đẹp chẳng hạn. Sau đó tính thời gian tổ chức chương trình Team Building, gồm những trò chơi gì, diễn ra trong vòng bao nhiêu phút, thời gian cho các thành viên tham gia trò chơi chuẩn bị.
Bước 10: Xây dựng kịch bản trò chơi trong Team Building và chuẩn bị đồ cần thiết cho trò chơi
Trò chơi nối đuôi về đích – Trò chơi Team Building
Đây là phần quan trọng nhất và cũng là điều đau đầu nhất. Vì kiếm được trò chơi gì mà vừa hay, thú vị lại mang ý nghĩa cốt lõi mà chuyến đi này muốn gửi gắm. Lựa chọn các trò chơi dân gian như kéo co, cướp cờ cũng rất hay. Hoặc các trò không phải vận động nhiều như ăn thức ăn nhanh, một cây kem, chai nước và gói bánh. Mỗi đội ai ăn hết trong thời gian nhanh nhất là chiến thắng. Hoặc trò chơi tam sao thất bản, bóng né,…Từ đó cũng lường trước được các vật dụng cần thiết tùy theo các trò. Như tam sao thất bản thì cần một số lượng chiếc tai nghe,…
Bước 11: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên
Nếu một mình ekip số lượng nhỏ người không thể quan lí hết tất cả số đông người được. Nên cách thông minh nhất là chia thành các team nhỏ và phân công chỉ huy. Người chỉ huy sẽ có nhiệm vụ kiểm số người lúc lên, xuống xe và dẫn người trong team đến chỗ ngồi. Ngoài ra còn bổ sung thêm một đội hậu cận để hỗ trợ cho chương trình, từ đó mọi thứ cũng nhẹ nhàng, suôn sẻ hơn. Phân công cho ai quản lí khu vực mọi người ngồi hoặc phần âm thanh ánh sáng,…
Bước 12: Thuê ê kip chụp ảnh, âm thanh ánh sáng
Trong kế hoạch đề ra, bạn và team đã tính toán và tiến hành tìm các ê kip chuyên nghiệp. Những người này sẽ phục vụ phát nhạc và chụp ảnh, quay hình lại. Họ sẽ là người quay lại những kỉ niệm, thước phim đẹp đẽ nhất trong chương trình. Để sau này có thể là quảng bá hay đăng lên fanpage của công ty chẳng hạn.
Tổng kết sau khi chương trình Team Building đã kết thúc
Trao phần thưởng, chụp ảnh kỉ niệm
Bước 13: Trao thưởng cho các đội chiến thắng cũng như phần quà khuyến khích người đã tham gia
Đây cũng là một khoản chi phí cần thiết phải tính toán trong ngân sách. Tính toán xem có bao nhiêu trò chơi được tổ chức. Phần quà trao cho mỗi đội nhất, nhì, ba, khuyến khích rồi tổng lại nắm bắt một cách hợp lí.
Bước 14: Tiến hành đăng lên mạng xã hội để mọi người có thể xem lại
Sau khi ekip đã quay lại hoặc phát sóng trực tiếp chương trình. Hãy đăng lên fanpage của công ty hoặc công khai để những người khác có thể xem cùng. Làm tăng sự thích thú cũng như chủ đề nóng hổi cho mọi người bàn tán không thôi sau khi đã quay trở lại công ty
Bước 15: Kêu gọi mọi người yêu thích, bình luận bày tỏ cảm nghĩ về chương trình Team Building
Xin các đánh giá, chia sẻ của mọi người về chương trình Team Building vừa diễn ra. Xem còn chỗ nào cần cải thiện và thiếu sót cần sửa chữa. Từ đó phát triển và làm mới hơn cho những chương trình về sau nữa.
Phần tổng kết
Trên đây là tổng cộng 15 bước để tổ chức Team Building thật hoàn hảo. Chúc các công ty của bạn sẽ có một kế hoạch thật tuyệt vời. Từ đó sẽ có một chương trình Team Building nóng hổi, hấp dẫn và thú vị nhé!
Phần 1: 15 bước quan trọng cần biết nếu bạn muốn tổ chức Team Building
